Заявки представляют собой заранее подготовленные «типы документов», в которых указан перечень полей, часть из которых является «ресурсами». Типы документов настраиваются администратором. Они отражают бизнес-процессы вашей компании, например, выезды на съемку сюжета, подготовку видеоматериалов, которые требуют управления (разделения, бронирования) ограниченных ресурсов. Ресурсом может быть что угодно: люди, оборудование, монтажные комнаты.

Пользователь имеет право подать типовую заявку на ресурсы, но утвердить или отменить эту заявку могут зачастую только координаторы ресурсов (см. Права доступа). При этом процесс утверждения (согласования) заявки имеет заявленный в документе Рабочий процесс. Рабочие процессы могут быть для разных документов — разными. Часть из них, например, не требует работы координатора — кто первый занял ресурс, тот и прав. Часть из них требуют согласования с руководителем.

В нашей терминологии, отпуск — тоже «заявка», ведь при этом резервируется время конкретного человека, например водителя, и другие люди при создании заявки на выезд на съёмку будут знать: сколько водителей в какое врем свободно. Конечно заявка формируется на Рабочее время ресурса, ведь водитель работает не круглосуточно, которое указывается в карточке Ресурса в соответствующем разделе.

Просмотр заявок

Раздел «Заявки» открывается в виде таблицы, которая управляется инструментами контекстного поиска и фильтров.

Панель инструментов состоит из:

• • Левая кнопка создания новой заявки.
  • Контекстного поиска;

Меню фильтров:
— Поле ввода Наименования позволит быстро найти нужную Заявку;
— Проект;
— Выбор нужного типа документов;
— Статус рабочего процесса (Черновик, Утверждена и т.д);
— Период ограничивает время действия Заявок.

Создание заявок

Нажмите кнопку Создать, вам будет предложено выбрать «Тип документа» и после этого в открывшемся окне заполнить необходимые поля:

• Название
• Описание
• Тип
• Состояние
• Поля документа (у каждого типа документа свой список)

Поля документа могут быть обязательными или нет; могут быть простыми типами данных: строка, число, дата; или объектом: Ресурс, Клиент, Программа и т.д.

Заявка проходит цепочку Состояний. Чаще всего, пока не наступило состояние «Утвержден», заявка фактически не резервирует ресурс, и только после утверждения ресурс становится занятым. Есть возможность ввести состояние «Факт», которое укажет реально занятое время ресурса или реально потраченные деньги.

Плановое и фактическое использование ресурсов доступно для просмотра в меню Планы или отчетах.